Đôi khi có những tài liệu chỉ cho người khác xem chứ không cho phép người ta in ra hay copy nội dung trên tài liệu. Nếu muốn như thế thì hãy tạo ra file dạng PDF có tính năng bảo mật rồi gửi cho người nhận. Chương trình PDF Factory Pro có thể giúp làm điều này dễ dàng.Sau khi cài đặt, khởi động lại máy, FPF sẽ giả lập là một máy in ảo – tất nhiên là chỉ có thể in ra các file PDF mà thôi. Muốn tạo ra file PDF từ một tài liệu có sẵn bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, và chọn máy in là FPF để bắt đầu công việc. Sau đây là một số tùy chọn của chương trình.
- Nhãn Preview: Xem trước tài liệu sau khi in ra.
- Font: Bạn có thể chọn gửi kèm Font chữ tài liệu ở file PDF hay là không bằng cách nhấn vào nút Embed all hay Embed none. Nếu như muốn chia sẻ file PDF trên mạng thì nên bỏ qua chức năng này để cho file PDF nhỏ hơn.
- DOC Info: Chứa các thông tin tài liệu như tên, tác giả, ….
- Security: Bước này thực sự quan trọng nếu như bạn muốn đưa file lên mạng mà không muốn bị người khác lấy mất. Bạn đánh dấu tích vào mục “Use PDF Security” và thực hiện một số tùy chọn theo yêu cầu của mình: bạn nên mã hóa ở 128-bit hay cao hơn để chắc rằng tài liệu của mình khó bị lấy cắp mất. Bạn có thể không cho phép in, xem, sửa hay thiết đặt chế độ Master Password để sau này có thể thực hiện chỉnh sửa nếu muón.
- Link: Bạn có thể thay đổi kiểu dáng cho các bài text có chứa các liên kết sao cho phù hợp với tài liệu tại phần này.
- Bookmark: Bạn không nên đánh dấu vào phần này, bởi khi in ra dưới dạng tài liệu sẽ chứa thêm cả đường dẫn của file tài liệu ban đầu được in ra.
- Setting: Một số thiết đặt khác cho tài liệu như thông báo cho bạn biết nếu tài liệu sớm hơn một giá trị bạn đặt ra, nơi save file in ra, …. Bạn chú ý phần PDF level bạn nên đặt giá trị cao nhất trong đó để tài liệu có thể đạt kích thước nhỏ nhất, và hãy đánh dấu vào “Allow “Master Password”….” nếu cần sử dụng chức năng bảo mật này.
- Cuối cùng bạn có thể chọn “View PDF” để xem trước tài liệu trên dạng file PDF chọn “Send” để gửi qua Email cho người khác, chọn “Save” để thực hiện in tài liệu.
Ví dụ cách tạo file PDF bảo mật từ file Word. Mở file word lên rồi chọn Print (tùy bản Office 2003 hay 2007 mà vào menu Print tương ứng). Hộp thoại Print hiện ta, ở Printer hãy chọn tên máy in là PDF Factory Pro.
- Font: Bạn có thể chọn gửi kèm Font chữ tài liệu ở file PDF hay là không bằng cách nhấn vào nút Embed all hay Embed none. Nếu như muốn chia sẻ file PDF trên mạng thì nên bỏ qua chức năng này để cho file PDF nhỏ hơn.
- DOC Info: Chứa các thông tin tài liệu như tên, tác giả, ….
- Security: Bước này thực sự quan trọng nếu như bạn muốn đưa file lên mạng mà không muốn bị người khác lấy mất. Bạn đánh dấu tích vào mục “Use PDF Security” và thực hiện một số tùy chọn theo yêu cầu của mình: bạn nên mã hóa ở 128-bit hay cao hơn để chắc rằng tài liệu của mình khó bị lấy cắp mất. Bạn có thể không cho phép in, xem, sửa hay thiết đặt chế độ Master Password để sau này có thể thực hiện chỉnh sửa nếu muón.
- Link: Bạn có thể thay đổi kiểu dáng cho các bài text có chứa các liên kết sao cho phù hợp với tài liệu tại phần này.
- Bookmark: Bạn không nên đánh dấu vào phần này, bởi khi in ra dưới dạng tài liệu sẽ chứa thêm cả đường dẫn của file tài liệu ban đầu được in ra.
- Setting: Một số thiết đặt khác cho tài liệu như thông báo cho bạn biết nếu tài liệu sớm hơn một giá trị bạn đặt ra, nơi save file in ra, …. Bạn chú ý phần PDF level bạn nên đặt giá trị cao nhất trong đó để tài liệu có thể đạt kích thước nhỏ nhất, và hãy đánh dấu vào “Allow “Master Password”….” nếu cần sử dụng chức năng bảo mật này.
- Cuối cùng bạn có thể chọn “View PDF” để xem trước tài liệu trên dạng file PDF chọn “Send” để gửi qua Email cho người khác, chọn “Save” để thực hiện in tài liệu.
Ví dụ cách tạo file PDF bảo mật từ file Word. Mở file word lên rồi chọn Print (tùy bản Office 2003 hay 2007 mà vào menu Print tương ứng). Hộp thoại Print hiện ta, ở Printer hãy chọn tên máy in là PDF Factory Pro.
Tiếp theo nhấp nút Properties, hộp thoại Properties mở ra, chuyển sang tab Security và check vào Use PDF Security, ở mục Do not allow user to hãy chọn chức năng bảo mật tùy thích, gồm có:
- View document without this password: phải nhập mật khẩu mới xem được tài liệu.
- Copy text and graphics from document: không cho phép sao chép văn bản và hình ảnh trên tài liệu.
- Print document: không cho phép in tài liệu.
- Change document: không cho phép thay đổi tài liệu.
- Add or change comments and form fields in document: không cho phép thêm hoặc chỉnh sửa các ghi chú trên tài liệu.
Nhấn Ok, một hộp thoại tạo file PDF hiện ra, hãy nhấn nút View để xem trước hoặc nhấn nút Save để lưu file lại là xong.
Với chương trình này nếu không muốn thêm các chức năng bảo mật thì bạn cũng có thể tạo các tài liệu PDF một cách bình thường.
Chúc các bạn thành công!
Còn đây là link download PDF Factory Pro version 3.4.8: http://www.mediafire.com/?iqjizomiqdy
Đăng nhận xét