Hướng dẫn chuyển từ file Word sang PDF với MS Word 2007

First Alphabet

PDF (Portable Document Format – định dạng tài liệu di động) là một định dạng tập tin văn bản khá phổ biến được phát triển bới hãng Adobe Systems. PDF là một định dạng văn bản được ưa chuộng và sử dụng nhiều vì các lợi điểm sau:

• Văn bản PDF phần lớn được hiển thị giống nhau trên các môi trường làm việc khác nhau (Windows, Mac, Linux…) mà không bị vấn đề về font chữ như MS Word.
• Ngoài ra PDF cũng giúp bảo về bản quyền tác phẩm tốt hơn vì các người dùng gần như không thể biên tập lại các bản PDF đã được phát hành, việc này giúp bảo về nội dung của tài liệu gốc tốt hơn.
• Có thể tối ưu hóa dung lượng, hình ảnh đính kèm cho việc phát hành qua Internet

Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách chuyển từ file Word sang file PDF với tính năng có sẵn trong bản Microsoft Word 2007, bản PDF sau khi chuyển đổi vẫn giữ nguyên được bảng nội dung (table of content) cũng như các liên kết URL như bản Word trước đó.
Trước tiên bạn mở một văn bản Word muốn chuyển đổi qua PDF, VD: tôi chọn cuốn Ebook Oracle Thực hành – những tác vụ cơ bản như hình dưới:

Sau đó bạn nhấn chọn nút Office button ở góc trên bên trái màn hình và chọn Save As sau đó bạn chọn tiếp PDF or XPS.

Cửa sổ Publish as PDF or XPS hiện ra, bạn chú ý các mục sau:

• File name: tên của file PDF(mặc định trùng với tên của file Word)
• Optimize for: Tối ưu hóa cho file PDF sắp được tạo ra.
  • Standard (publishing online and printing): Tối ưu hóa cho việc in ấn và phát hành trên internet.
  • Minimum size (publishing online): tối ưu hóa dung lượng cho việc phát hành trên internet.
• Open file after publishing: nếu bạn nhấn chọn mục này thì sau khi chuyển đổi xong file PDF của bạn sẽ được tự động mở ra bằng chương trình đọc PDF mặc định trên máy.

Một phương pháp khác để lưu tài liệu dưới dạng PDF là bạn nhấn phím tắt F12 để truy cập nhanh tới cửa sổ Save As và chọn PDF trong mục Save as type.

Bạn cũng có thể nhấn vào nút Options để mở cửa sổ Options nhằm cấu hình thêm các thông tin cho file PDF như: tạo bookmark, thiết lập chuẩn cho file PDF….
Sau đó bạn nhấn OK để MS Word 2007 bắt đầu tạo file PDF cho bạn, kết quả bạn sẽ có 1 file với định dạng PDF của phiên bản Word hiện tại và toàn bộ bảng nội dung (table of content) & các liên kết URL đều được giữ nguyên.
Như vậy là bạn đã chuyển đổi thành công file Word (.doc) thành file PDF (.pdf) bằng công cụ MS Word 2007.